Vous organisez un événement et souhaitez l’aide de la Mairie d’Orléans, merci de bien vouloir renseigner le formulaire une fois les conditions ci-dessous acceptées.

L’aide accordée par la Mairie d’Orléans est destinée aux associations orléanaises, aux comités des fêtes, aux organismes publics, aux particuliers dans le cadre d’une manifestation d’intérêt général.

Toute demande dérogatoire devra faire l’objet d’une demande spécifique.

La mairie d’Orléans n’accorde pas de prêt de matériel pour les événements familiaux privés tels que les anniversaires, mariages...ou pour les événements à caractère commerciaux

Délais de transmission de la demande

La demande de prestation doit être renseignée au plus tard  8 semaines avant la date de l’événement. Toute demande incomplète sera rejetée.

Les manifestations se déroulant sur l’espace public feront l’objet d’une présentation en comité de programmation des événements (instance politique de validation des événements) qui validera ou non le projet en fonction de divers critères (dates, nature de la manifestation, impact sur la ville, disponibilité du matériel….)

Matériel

Le matériel listé dans le formulaire est mis gracieusement à disposition des associations et organismes autorisés à bénéficier de ce service.

Le matériel devra être nettoyé avant d’être rassemblé et rangé correctement à l’issue de la manifestation. En cas de manquement, la ville se réserve le droit de facturer les heures d’intervention des agents de la collectivité.

Le montage, démontage et l’installation du matériel incombent aux organisateurs à l’exception des podiums.

Une personne de l’organisation devra être présente sur place lors de la livraison et la reprise du matériel sur l’espace public (sauf livraison en container de stockage et dépôt des barrières et/ou poubelles).

Dans le cas d’une livraison du matériel en container de stockage, les organisateurs devront venir chercher la clé du container soit à la direction de l’événementiel, soit en mairie de proximité. A l’issue de la manifestation, le matériel devra être nettoyé et rangé correctement dans le container. Les clés seront à restituer au même endroit.

Autres demandes

Le pôle « planification des événements » est votre interlocuteur unique et se charge de solliciter les autres services de la Mairie d’Orléans pour la totalité de vos demandes (règlementation, police municipale, besoins électriques….)

Assurance et responsabilité

Dès la réception du matériel et jusqu’à son enlèvement, le matériel est sous la responsabilité de l’organisateur qui devra prendre une assurance nécessaire à la couverture du matériel. En cas de dégradation, de casse ou de perte du matériel, l’emprunteur devra procéder au rachat à neuf de celui-ci. L’organisateur ne cherchera aucune responsabilité de la Mairie d’Orléans en cas de sinistre lié à la manifestation.

Occupation du domaine public

Il vous est demandé de restituer l’espace public propre. Détritus, tracts, cartons et objets divers doivent être ramassés par vos soins. En cas d’intervention importante des services de nettoiement, celle-ci sera facturée.

Communication

En contrepartie du soutien logistique qui vous est apporté, le logotype de la Mairie d’Orléans doit figurer sur vos documents de communication.

La présente demande ne vaut pas acceptation. Un courriel réponse vous sera adressé dans les meilleurs délais.

Pour tout complément d’information, vous pouvez contacter le pôle planification des événements au 02.38.68.31.78 ou par mail : deve-programmation@ville-orleans.fr

Les informations recueillies par la Ville d’Orléans à partir de ce formulaire font l’objet d’un traitement informatique destiné à l’organisation des événements. Les destinataires de ces données sont les personnels habilités à la Direction de l’Evénementiel, du Tourisme et de la Promotion du Territoire. Elles seront conservées durant trois années à compter de la fin de l’événement.

Conformément au règlement (UE) 2016/679 et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition du traitement, d’effacement et de la portabilité de vos données. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données par voie électronique : dpo@orleans-métropole.fr ou par courrier postal : Orléans Métropole, Secrétariat Général, 5 Place du 6 juin1944, 45000 Orléans. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès des services de la CNIL.